Bakgrunnssjekk ved ansettelse: Når er det greit – og hva må du vite?

Å gjennomføre en bakgrunnssjekk før ansettelse kan virke som en god idé – men vet du egentlig hva som er tillatt? 

I mange rekrutteringsprosesser ønsker arbeidsgiver å verifisere opplysninger og sikre en trygg ansettelse. Men med personvernreglene som gjelder i dag, stilles det strenge krav til hvordan slike sjekker gjennomføres – og hva du som arbeidsgiver har lov til å be om. 

I dette innlegget får du en oversikt over hva en bakgrunnssjekk innebærer, hvilke regler som gjelder, og hvordan du kan sikre at prosessen er både lovlig og ryddig.

Hva inngår i en bakgrunnssjekk ved ansettelse?

Bakgrunnssjekker kan omfatte ulike typer informasjon, avhengig av stillingen og arbeidsgiverens behov. Noen av de vanligste kontrollene er:

• Tidligere arbeidsforhold: Bekreftelse av arbeidserfaring, ansettelsesforhold og stillingstittel kan gi innsikt i kandidatens bakgrunn og kompetanse.
  
  
• Bekreftelse av utdanning: Noen stillinger krever spesifikke kvalifikasjoner eller sertifiseringer. En sjekk av utdanning sikrer at oppgitte opplysninger stemmer.
  
  
• Referansesjekk: Samtaler med tidligere arbeidsgivere eller kollegaer kan gi et mer nyansert bilde av kandidatens arbeidsprestasjoner og personlige egenskaper.
  
  
• Sjekk av ulike registre: Avhengig av stillingens ansvarsnivå kan det være aktuelt å sjekke for eksempel strafferegisteret, kredittsjekk eller andre offentlige registre.

Riktig bruk av bakgrunnssjekker kan bidra til en tryggere ansettelsesprosess og redusere risikoen for feilansettelser. Samtidig er det viktig å være oppmerksom på hvilke regler som gjelder. GDPR og annet regelverk setter tydelige grenser for hva som er tillatt, og arbeidsgivere må sikre at bakgrunnssjekken er saklig begrunnet og forholdsmessig.

Bakgrunnssjekk av ansatte krever et lovlig grunnlag

Bakgrunnssjekker kan være en personvernrisiko og få negative konsekvenser for kandidaten, særlig hvis personopplysninger brukes uten et gyldig grunnlag eller samtykke.

Selv om GDPR ikke spesifikt nevner bakgrunnssjekker, gjelder regelverket så fort personopplysninger behandles.

Derfor må arbeidsgivere ha et rettslig grunnlag for å gjennomføre bakgrunnssjekken og sørge for at personvernreglene blir fulgt.

Når er en bakgrunnssjekk lovpålagt – og når står du fritt?

Ofte innebærer en bakgrunnssjekk at jobbsøkeren selv henter ut og viser frem en politiattest. I enkelte yrker og bransjer, som sikkerhet og helsevesen, finnes det spesifikke regler for når slike attester kan kreves. For de fleste arbeidsgivere finnes det derimot ingen generell lov som gir dem rett til å be om dette.

Det er også viktig å være klar over at en politiattest ikke kan lagres automatisk. Hensikten er at kandidaten skal vise den frem ved behov – ikke at arbeidsgiver skal oppbevare den.

Dersom arbeidsgiveren ikke er lovpålagt å gjennomføre en registerkontroll, har de ingen rett til å kreve en politiattest. De kan imidlertid be om det, eller kandidaten kan frivillig velge å vise den frem hvis det er relevant for stillingen.

Bakgrunnssjekk ved en ansettelse: 4 spørsmål du bør stille

For å sikre at en bakgrunnssjekk gjennomføres på en lovlig og hensiktsmessig måte, bør arbeidsgivere stille seg følgende spørsmål:

1. Har arbeidsgiver faktisk rett til å be om en politiattest før ansettelse?
2. Skal kandidaten eller arbeidsgiver innhente attesten fra politiet?
3. Skal arbeidsgiver se et fullstendig eller begrenset registerutdrag?
4. Hvor gammelt kan registerutdraget være før det ikke lenger er gyldig?

Hvordan struktur og verktøy kan gjøre bakgrunnssjekker tryggere

Å navigere regelverket for bakgrunnssjekk kan være krevende – særlig når ulike typer stillinger krever ulike vurderinger og tiltak. For å sikre at vurderingene er korrekte, og at prosessen er dokumentert, kan det være nyttig å bruke verktøy som hjelper deg å holde oversikt.

Gode verktøy gir deg mulighet til å:

• Dokumentere vurderingsgrunnlaget for hver enkelt sjekk
  
  
• Sikre at du følger lik praksis på tvers av avdelinger
  
  
• Begrunne valgene dine dersom tilsyn eller spørsmål oppstår
  
  
• Håndtere samtykke og lagring av opplysninger i tråd med reglene
  
  

Bedre struktur og verktøy gjør det enklere å jobbe konsekvent – og reduserer risikoen for både feil og brudd på personvernregelverket.

Tre konsekvenser av bakgrunnssjekker som ikke gjøres riktig (og uten noe system)

Selv små feil i prosessen rundt bakgrunnssjekk kan få uheldige følger – både juridisk og praktisk. Her er tre vanlige konsekvenser:

1. Brudd på personvernlovgivningen
   Hvis du gjennomfører en bakgrunnssjekk uten rettslig grunnlag eller uten å følge kravene til innsyn, informasjonsplikt og lagring, kan det føre til brudd på personopplysningsloven og GDPR.
   
   
2. Redusert tillit og dårlig kandidatopplevelse
   Kandidater som føler seg overvåket, urettferdig behandlet eller dårlig informert, kan trekke seg fra prosessen – og dele sine erfaringer videre.
   
   
3. Økt risiko ved tilsyn eller klager
   Dersom en kandidat klager til Datatilsynet, eller dere blir gjenstand for et tilsyn, kan manglende dokumentasjon og prosedyrer gi problemer – selv om intensjonen var god.
   
   

Ved å sørge for at prosessen er riktig forankret og dokumentert, kan du unngå disse fallgruvene og samtidig skape en trygg og profesjonell opplevelse for kandidatene.

Hvordan sikre en ryddig og lovlig ansettelsesprosess

Bakgrunnssjekker kan være nyttige, men de må gjøres riktig. Trår du feil, kan det få konsekvenser både juridisk og for kandidatopplevelsen.

Ved å ha gode rutiner og systemer for personvern, får dere bedre kontroll på hvordan personopplysninger behandles i hele ansettelsesprosessen – ikke bare ved bakgrunnssjekk.

En helhetlig løsning for GDPR-håndtering kan hjelpe dere med å strukturere, dokumentere og etterleve kravene i personvernlovgivningen – på tvers av alle HR-prosesser.

Vil du vite mer om hvordan det kan se ut i praksis?

Book en demo.