En personopplysning er all informasjon som kan knyttes direkte eller indirekte til en levende person. Denne typen informasjon er sentral innen datasikkerhet og GDPR.
Personopplysninger er en viktig del av nesten all virksomhet. Men hva innebærer det egentlig å håndtere personopplysninger på riktig måte? Og hvorfor er det så viktig å følge reglene i GDPR? Dette blogginnlegget går gjennom grunnprinsippene og gir deg tips til hvordan virksomheten din kan beskytte kundenes data på best mulig måte.
Hva regnes som en personopplysning i følge GDPR?
Ifølge GDPR (General Data Protection Regulation) er en personopplysning all informasjon som direkte eller indirekte kan knyttes til en fysisk, levende person. Det gjelder ikke bare navn og fødselsnummer. Her er noen eksempler på hva som regnes som personopplysninger:
- Grunnleggende informasjon: Navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer, fødselsnummer
- Elektronisk identifikasjon: IP-adresse, informasjonskapsler (cookies), posisjonsdata
- Fysiske kjennetegn: Bilder, fingeravtrykk
- Sensitive opplysninger: Informasjon om helse, etnisitet, politiske meninger, religion, seksuell orientering
Hva er personopplysningers betydning innen datasikkerhet og GDPR?
Personopplysninger er kjernen i arbeidet med datasikkerhet. De er ikke bare statiske data, men representerer individers identitet og integritet. Ved å behandle personopplysninger på en ansvarlig måte viser virksomheten respekt for kundenes privatliv og bygger tillit. Med andre ord: Når du beskytter personopplysninger, beskytter du individers integritet.
Dersom en virksomhet mislykkes med å beskytte personopplysninger, kan konsekvensene bli alvorlige. Det kan føre til bøter, erstatningskrav og et skadet omdømme. Et datainnbrudd kan raskt ødelegge den tilliten som er bygget opp over tid. Å følge GDPR er derfor ikke bare et lovkrav, men også en strategisk investering i virksomhetens fremtid og i relasjonen til kundene.
Hvorfor personopplysninger er viktige - og hvordan de påvirker virksomheter og organisasjoner
Ifølge GDPR omfatter begrepet behandling av personopplysninger i prinsippet alle handlinger du utfører med en persons opplysninger – fra innsamling til sletting. Det er derfor viktig å ha kontroll på hele prosessen.
De fleste virksomheter håndterer kundedata som navn, e-postadresser og telefonnummer. Når du samler inn, lagrer eller bruker denne typen informasjon, regnes det som behandling av personopplysninger.
Dette er en sentral del av personvernforordningen, GDPR, og det stilles strenge krav til hvordan behandlingen utføres. Hensikten med GDPR er å ivareta personvernet.
Utfordringer med håndtering av personopplysninger
Å ha kontroll på personopplysninger trenger ikke være komplisert. Her er noen strategier som kan hjelpe virksomheten din å lykkes:
- Lær opp de ansatte: Sørg for at alle ansatte vet hva GDPR innebærer og hvordan de skal håndtere personopplysninger korrekt. Regelmessig opplæring er en god investering.
- Lag tydelige rutiner: Utarbeid en intern policy som beskriver hvordan dere samler inn, lagrer, bruker og sletter personopplysninger. Alle i virksomheten skal vite hva de skal gjøre og hvorfor.
- Sikkerhet som standard: Bygg inn datasikkerhet i systemer og prosesser fra starten av. Bruk for eksempel pseudonymisering eller kryptering der det er mulig, for å redusere risikoen ved en eventuell hendelse.
- Lagre kun det nødvendige: Ikke samle inn mer informasjon enn dere trenger for det aktuelle formålet. Slett personopplysninger når de ikke lenger er nødvendige – dette følger prinsippet om dataminimering.
- Bruk register: Før et register over de behandlingene dere utfører (behandlingsprotokoll). Artikkel 30 i GDPR fastsetter at et slikt register er et lovkrav, siden det gir god oversikt og forenkler ved tilsyn.
Vanlige problemer virksomheter kan møte
Å håndtere personopplysninger er ikke alltid enkelt. Mange virksomheter støter på lignende problemer, for eksempel:
- Manglende kunnskap: Mange ansatte er usikre på hva som regnes som personopplysninger og hvordan de skal håndteres. Det kan føre til feil behandling, for eksempel at sensitiv informasjon sendes via usikre e-poster.
- Manglende ressurser: Mange virksomheter setter ikke av nok ressurser til å håndtere datasikkerhet. Ofte får heller ikke de ressursene som settes av, nok tid, midler eller rammer til å jobbe systematisk på nivået GDPR krever.
- Uklare prosesser: Enkelte virksomheter mangler tydelige rutiner for hvordan personopplysninger skal samles inn, lagres og slettes. Hvem har ansvaret for datasikkerheten? Hvordan skal hendelser håndteres?
- Databevaring og sikkerhet: Opplysninger kan lagres i flere systemer, noe som gjør oversikten vanskelig. Samtidig er det en vedvarende utfordring å sikre systemene mot cybertrusler.
- Mangelfullt samtykke: Det er avgjørende å ha en tydelig og korrekt prosess for innhenting av samtykke. Et uklart samtykke, eller forhåndsutfylt samtykke, er ikke gyldig etter GDPR.
Hvordan beskytte personopplysninger? Viktige strategier å fokusere på fremover
Datasikkerhet er en kontinuerlig prosess – ikke en engangshendelse. For å bygge langsiktig tillit hos kundene er det viktig å:
- Være åpen: Forklar tydelig hvilke opplysninger dere samler inn, hvorfor dere gjør det og hvor lenge de lagres. En tydelig personvernerklæring er helt grunnleggende.
- Gi kontroll: Sørg for at enkeltpersoner enkelt kan utøve sine rettigheter, for eksempel retten til innsyn eller sletting av opplysninger.
- Ha en beredskapsplan: Hva gjør dere hvis et datainnbrudd skjer? God håndtering av hendelser kan redusere skadene og vise at dere tar situasjonen på alvor.
Ved å arbeide proaktivt med disse strategiene viser virksomheten at dere setter kundenes personvern høyt. Det skaper ikke bare trygghet, men posisjonerer dere også som en pålitelig aktør i den digitale verden.
Vår Privacy as a Service tilbyr en komplett løsning for å håndtere GDPRs kompleksitet. Vi hjelper dere med alt fra en tydelig prosjektplan til kontinuerlig oppfølging, slik at dere kan fokusere på kjernevirksomheten.
Book et møte med oss og oppdag fordelene med Privacy as a Service.