Et avvikssystem er et verktøy eller en strukturert prosess som brukes for å registrere, håndtere og følge opp avvik – det vil si hendelser som bryter med interne rutiner eller lovpålagte krav, inkludert personvernhendelser.

Et godt avvikssystem hjelper virksomheter å oppdage, håndtere og dokumentere brudd på personopplysningssikkerheten. Dette er avgjørende for å kunne reagere raskt, redusere konsekvenser og oppfylle kravene i GDPR.

Et avvikssystem bør gjøre det enkelt å registrere hendelser, beskrive hvilke data som er berørt, vurdere risikoen for de registrerte, dokumentere tiltak som er iverksatt, og sikre at nødvendige varslinger til Datatilsynet og eventuelt berørte personer skjer i tide.

Et brudd skal meldes til Datatilsynet uten ugrunnet opphold, og senest innen 72 timer etter at det ble oppdaget, med mindre det er usannsynlig at bruddet medfører risiko for enkeltpersoners rettigheter og friheter.

Ved å etablere klare rutiner for avviksrapportering, opplære ansatte, bruke et strukturert verktøy for håndtering av avvik, og jevnlig evaluere systemet for å sikre at det fungerer effektivt.