DPIA gjort riktig – unngå risiko, feil og regelbrudd

 

Hva er en DPIA (konsekvensvurdering) – og hvorfor er det så viktig?

En DPIA (Data Protection Impact Assessment) er en strukturert konsekvensvurdering av personvernrisiko ved behandling av personopplysninger. Den hjelper deg å identifisere og redusere risiko – før skaden skjer.

Men en DPIA er mer enn et krav. Det er et effektivt verktøy for å:

• Vurdere nødvendighet og proporsjonalitet
• Dokumentere etterlevelse av GDPR
• Forebygge brudd på personvernet og tillitstap

Hvis du unnlater å gjennomføre en DPIA når det er påkrevd, kan konsekvensene bli store:

• Pålegg fra Datatilsynet
• Bøter og sanksjoner
• Tap av tillit hos ansatte, kunder og brukere
  
  

Når kreves en konsekvensvurdering (DPIA) ifølge Datatilsynet?

En DPIA må gjennomføres før dere starter behandlinger som sannsynligvis innebærer høy risiko for de registrerte. Det kan være:

• Innføring av ny teknologi
• Automatisert beslutningstaking
• Behandling av sensitive opplysninger
• Omfattende sporing, overvåking eller datainnsamling
• Endringer i eksisterende behandlinger

Dere må også gjøre en konsekvensvurdering hvis dere behandler store mengder opplysninger om lovbrudd, eller overvåker offentlige områder systematisk. Det samme gjelder behandlinger som allerede er i gang, men som endrer seg betydelig over tid.

Datatilsynet har en liste over situasjoner der en DPIA er påkrevd. Det er alltid den behandlingsansvarlige som har ansvaret for å vurdere om en slik vurdering må gjennomføres.

 

Når vet du om du må gjøre en konsekvensvurdering (DPIA)?

Første steg er å kartlegge hvilke opplysninger dere behandler og til hvilke formål. Dette gjør dere i en oppdatert behandlingsprotokoll – den danner grunnlaget for risikovurderingen.

DPIA bygger på innsikten fra protokollen: Hvilke data behandles, i hvilke systemer, av hvem og hvorfor.

Med denne oversikten kan dere vurdere sannsynlighet, konsekvenser og tiltak.

Ta en titt på vår guide om behandlingsprotokollen for å komme i gang. 

 

Hvem har ansvar for DPIA - og hva med personvernombudet?

Det er alltid virksomheten – ikke personvernombudet – som har ansvaret for at DPIA gjennomføres ved behov. Personvernombudet skal gi råd og følge prosessen, men det juridiske ansvaret ligger hos den behandlingsansvarlige.

Mange synes det er vanskelig å avgjøre når en DPIA faktisk trengs. Vårt verktøy inneholder derfor en forhåndsvurdering som gjør det enklere å ta riktige avgjørelser – og dokumentere dem.

 

Slik gjør du en DPIA (konsekvensvurdering) - steg for steg

GDPR stiller klare krav til hva en DPIA skal inneholde. Vurderingen må minst inkludere:

• En systematisk beskrivelse av behandlingen og formålet
• En vurdering av nødvendighet og proporsjonalitet
• En evaluering av risikoer for de registrerte
• En plan for tiltak som reduserer risikoen

Det finnes ingen fast mal i loven, men prosessen skal være strukturert, helhetlig og forståelig for både interne beslutningstakere og eventuelt Datatilsynet. DPIA skal ikke være et engangsprosjekt, men en metode som kan brukes løpende – særlig ved endringer.

 

Alt du trenger for å gjennomføre en DPIA - samlet i ett verktøy

Å gjøre en god DPIA kan være krevende – særlig hvis du mangler tid, kompetanse eller metode. Med vårt verktøy får dere:

• Forhåndsvurdering som viser om DPIA er påkrevd
• En innebygd DPIA-mal som guider dere steg for steg
• Oversiktlig struktur med spørsmål, tiltak og dokumentasjon
• Maler og vurderingspunkter i tråd med GDPR og anbefalinger fra Datatilsynet

Med vårt verktøy kan du enklere vurdere risikoene, involvere riktige personer og dokumentere arbeidet – uten at noe faller mellom to stoler.

 

En oppdatert behandlingsprotokoll og DPIA er grunnlaget for trygg etterlevelse

Med vår løsning for personvernkonsekvensvurdering (DPIA) gjør dere jobben grundig, effektivt og i tråd med artikkel 35. Kombinerer dere den med vår markedsledende behandlingsprotokoll, har dere et solid fundament for personvernarbeidet - dokumentert, strukturert og klart til å vises frem ved behov.

Derfor velger stadig flere vår løsning for DPIA og risikohåndtering:

• Etterlevelse gjort enkelt: Alt skjer i én plattform – med dokumentasjon, risikokartlegging og tiltak som alltid er i tråd med regelverket.
• Trygghet fra start: Forhåndsvurderingen viser om DPIA er nødvendig – før dere bruker tid unødvendig.
• Skreddersøm som passer dere: Tilpass vurderingene til virksomhetens faktiske behov og risikoer.
• Effektivitet gjennom samarbeid: Involver og samarbeid med flere avdelinger direkte i løsningen.

Med en intuitiv og kraftfull plattform gjør dere mer enn å etterleve kravene – dere bygger tillit, forebygger feil og sparer tid. 

Klar for å komme i gang?

Å gjøre en konsekvensvurdering manuelt?

Det er som å navigere i tåke.

DPIA-er er komplekse nok fra før – og kravene i GDPR artikkel 35 gjør det ikke akkurat enklere. Derfor trenger dere mer enn bare gode intensjoner.

Du trenger et verktøy som tar deg trygt gjennom hele prosessen – uten å kaste bort tid eller ta unødvendige sjanser.